Mieux s’organiser grâce aux solutions de gestion de projet
Dans le domaine du travail collaboratif, il est un terrain où le partage d’information est vital : la gestion de projet. Il n’est donc pas surprenant de trouver de nombreux outils dédiés comme Trello, Taskworld, ou des outils libres comme Framaboard.
À quoi servent ces outils ?
Ces logiciels permettent de matérialiser votre projet quel qu’il soit (chantier, action de commercialisation, création de site web, planification d’emailing, …) et d’en formaliser l’avancement. Ils prennent toute leur mesure dans le cas où le travail est à réaliser à plusieurs. Mais, même si vous travaillez seul, ils peuvent vous aider à structurer votre démarche.
Voici par exemple une illustration de page d’accueil (ici Trello) pour un projet de création d’entreprise.
Source : « Business plan shop »
Autre exemple, une page d’accueil Framaboard :
Comment les utiliser ?
Deux éléments de base vont vous permettre d’organiser votre projet :
- Les colonnes (aussi appelées listes)
- Les cartes, qui sont réparties dans chaque colonne
Les colonnes :
Elle représente les domaines de votre projet ou, si cela est plus adapté, l’avancement de plusieurs projets ou actions. Par exemple, pour un projet création de site web, deux organisations sont possibles :
Des colonnes par axe de travail :
| Ergonomie | Arborescence | Contenu | Référencement |
Ou par état de la tâche :
| À faire | En cours | Terminé |
Cette dernière organisation permet de tirer profit de la méthodologie Kanban. Elle permet, en effet, de faire avancer les tâches matérialisées par une carte, d’une colonne à l’autre en fonction de leur état de réalisation. Un simple « glisser / déposer » et votre carte change de statut. Vous visualisez alors, d’un seul coup d’œil, l’avancement de toutes vos actions.
Les cartes :
Elles vous permettent de découper un projet, un chantier ou un contrat en différentes tâches.
Cela présente deux avantages. Tout d’abord cela vous aide à envisager votre projet dans toutes ses composantes, à le considérer dans sa globalité. Ensuite, vous verrez graphiquement votre projet avancer. Même si cela semble être un détail, le fait de déplacer les cartes d’une colonne à l’autre constitue une satisfaction pour vous, les autres participants au projet, et cela permet de booster toute l’équipe.
Dans la pratique : chaque carte a un titre et peut être affectée à la personne qui en a la charge, avec une date d’échéance. Elle peut intégrer une image ou une liste avec des cases à cocher. Celles-ci permettent d’énumérer des sous actions (voir illustration ci-dessous). Il est également possible d’ajouter des documents ou des liens vers des outils externes (Google docs, Google drive notamment, ou tout autre outil en ligne).
Le champ « Commentaire » permet à chacun de discuter sur la tâche concernée, faire des propositions, des commentaires. Le travail collaboratif joue ici à plein.
Ces outils sont simples et faciles d’accès. Leur ergonomie vous permet de les prendre en main rapidement. Vous gagnez en organisation, temps et efficacité.
Dernier avantage, ces solutions sont des outils web, donc utilisables sur tous les supports (fixe, portables, smartphones et tablettes). Que vous soyez dans votre entreprise ou à l’extérieur, vous pouvez consulter et modifier en temps réel l’avancement de vos projets.
Si vos besoins sont plus spécifiques et que vous avez, par exemple, besoin de planification Gant, de reporting, de suivi du budget ou d’un plan de charges… d’autres outils aux fonctionnalités plus puissantes existent (Wrike, Asana, Bubbleplan…). À charge pour vous de définir les fonctionnalités nécessaires et de trouver le produit adapté.
