Qu’est ce qu’un outil collaboratif ?

A l’origine, il s’agissait de faciliter le partage et la transmission d’informations.
Trois outils étaient utilisés : une messagerie mail, un annuaire d’entreprise et un système de partage de documents. Lotus Note d’IBM fut le premier logiciel à les réunir à la fin des années 80. L’expression « Travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO) » fit son apparition.

Désormais, les fonctions dites « collaboratives » sont incontournables. Elles sont intégrées à de très nombreux logiciels du quotidien ou d’autres plus spécifiques : gestion commerciale, gestion de projet, etc.

L’informatique collaborative n’est plus réservé aux grands groupes. Les TPE et PME peuvent à leur tout intégrer simplement des outils logiciels et des pratiques de travail qui permettent de gagner en efficacité.

Plus encore, il est au cœur du processus de transformation numérique. Il vient modifier les pratiques de filières dans leur ensemble. Pour exemple le BIM qui modifie actuelement les modes de travail du bâtiment.

Quels sont les outils collaboratifs les plus utiles pour des petites entreprises ?

Les outils collaboratifs pour communiquer et échanger de l’information

Ces solutions facilitent la circulation de l’information au sein de l’entreprise comme avec des clients.
Elles permettent de :

• partager les agendas entre salariés,
• transmettre des documents lourds en quelques clics,
• communiquer rapidement via des messageries instantanées,
• trouver simplement la bonne date pour une réunion,
• etc

Si l’entreprise dispose d’importants besoins de communication, mieux vaut se tourner vers une solution globale.
Ceci permettra d’éviter l’utilisation de nombreux outils qui ne communiqueraient pas entre eux.
Pour des besoins plus ciblés, découvrez des outils collaboratifs dédiés à l’échange d’information dans nos articles :

• Comment accéder à vos données à distance
• Gérer simplement vos rendez-vous grâce au partage d’agenda
• Comment utiliser la visioconférence 

Les outils collaboratifs pour suivre et organiser des projets

Ces outils numériques permettent de gagner en efficacité et en souplesse dans le suivi et la réalisation des projets.
Ils centralisent les informations liés au projet dans une interface unique. Ainsi, ils limitent le nombre de mails et chacun sait précisément quand et pourquoi il doit intervenir.

Nous vous proposons de découvrir deux types d’outil collaboratifs pour gérer vos projets :

Une première catégorie met en place une organisation sous forme de « tâches » à la manière d’une liste de chose à faire, ou todo list.
Ces outils simplifient la représentation des tâches et sous-tâches qui composent le projet. Ils identifient également certaines informations qui leurs sont liées : quelles sont les personnes impliquées, pour quand une tâche doit être réalisée, etc.

Visualisation possible via Asana

Une seconde permet une organisation sous forme de post-it ou cartes virtuelles qui formalisent les différentes tâches liées au projet.
Un tableau composé de plusieurs colonnes permet de classer les cartes et matérialise l’état d’avancement de la réalisation.
Très visuel, ce mode de représentation permet en un coup d’œil d’avoir une vision globale de l’état d’avancement du projet.

Les outils collaboratifs pour produire des documents ou animer des réflexions

Des solutions simples à mettre en œuvre permettent de produire des documents de façon collaborative.
Elles facilitent le travail simultané sur un même document texte ou une présentation type PowerPoint. En réunion, elles sont idéales pour faciliter la réflexion en groupe.

L’édition collaborative s’est largement popularisé grâce aux solutions offertes par Google (Google Docs, Google Slides…) et Microsoft avec Office 365. Dans un même esprit, Framasoft fournit une alternative libre et gratuite avec l’application en ligne Framapad.

Pour l’animation de réunion, Framemo permet, quant à lui, de simuler un tableau blanc où chaque participant peut écrire.
Dans le même esprit, Klaxoon est une solution en ligne satisfaisante. Les fonctionnalités d’animation sont plus nombreuses.

Interface de Framemo, dont vous pouvez retrouver plus de détails dans notre article qui lui est consacré.

Des suites collaboratives complètes pour la bureautique et la gestion de projet

Les fonctionnalités collaboratives sont de plus en plus intégrées aux suites complètes de grands éditeurs : Office 365, Google Workspace, Zoho…

Pour être efficace, une suite collaborative doit être intégrée dans l’organisation par des spécialistes, et les utilisateurs doivent être formés aux nouvelles pratiques et à la prise en main des outils.

Les outils cités dans cet article ne constituent pas une liste exhaustive.
Lors de votre choix, n’oubliez pas de faire une recherche d’alternatives. Vous pourrez ainsi sélectionner le logiciel qui vous sera le plus adapté.