Accéder aux données de l’entreprise à distance

Que vous soyez en déplacement ou chez vous, vous pouvez avoir besoin d’un document stocké sur l’ordinateur de l’entreprise. Les outils d’accès à distance permettent de récupérer un fichier voire de le modifier directement sur l’ordinateur hors de votre lieu habituel de travail.

A quoi ça sert ?

Travailler de chez soi

Le soir ou le week-end ou par suite d’intempéries, vous pouvez avoir besoin de travailler chez vous sans avoir pris soin d’enregistrer un fichier sur une clé USB avant de quitter votre entreprise.

Récupérer un document quand on est en clientèle

Lorsque vous êtes chez un client, vous pouvez avoir besoin d’une plaquette, d’images de démonstration ou d’un modèle de devis.

Eviter de stocker des fichiers sur un support amovible

Transporter des données sur une clé USB vous expose au risque de perte ou de vol. Vous êtes par ailleurs limité par le volume de stockage de ces supports.

Comment faire ?

Les services de partage de fichiers

Ces sites Internet proposent d’héberger vos données et ainsi de vous permettre d’y accéder depuis tout ordinateur connecté à Internet. Les services de partage de fichiers gratuits offrent généralement un espace de stockage limité et ne garantissent pas une continuité de service. Les offres plus complètes sont en général payantes.
Ces sites vous permettent d’organiser vos données en dossiers et sous-dossiers et d’attribuer des droits d’accès. Pour vous permettre de travailler réellement à distance, toutes les données de l’entreprise doivent y être stockées sinon vous ne pourrez pas accéder à la dernière version d’un fichier (modifié dans la journée par exemple).

Les logiciels de prise de contrôle à distance

A l’origine conçus pour faire du dépannage informatique, ces outils permettent de récupérer un fichier ou d’ouvrir un logiciel à distance. Le logiciel doit être installé sur l’ordinateur piloté à distance et l’ordinateur pilote. Le « pilote » voit dans une fenêtre l’écran du « piloté » et peut cliquer sur les icônes.
Ce type de logiciel existe en version gratuite et en version payante plus riche en fonctionnalités. Il peut présenter des risques en matière de sécurité pour l’ordinateur « piloté ».

Les plateformes de gestion électronique de documents (GED)

Il s’agit de services payants permettant d’archiver et de classer de très nombreux documents. Une GED vous permettra de stocker toutes les factures reçues et scannées par exemple.
Chaque accès étant nominatif, vous pouvez attribuer des droits de rédacteur (ajout et modification de document) ou de simple lecteur à vos collaborateurs.

Le VPN – réseau privé internet

Un VPN (Virtual Private Network) permet d’accéder à la totalité des fichiers d’une entreprise en toute sécurité. Les données qui transitent sont chiffrées grâce à une technique de « tunnel » et sont donc inaccessibles aux autres internautes. Ce cryptage est rendu possible grâce à un certificat électronique.
Faites mettre en place un VPN par informaticien si les fichiers de l’entreprise sont en réseau (sur un serveur) et que vous avez besoin d’y accéder fréquemment.

Avant de se lancer

Déterminer la fréquence du besoin

Avant de choisir une solution, demandez-vous à quelle fréquence vous aurez besoin d’accéder aux données de l’entreprise à distance : tous les jours ? Une fois par semaine ?

Evaluer l’usage

Vous devrez également vous interroger sur la nature de cet accès distant : souhaitez-vous simplement consulter des données ou pouvoir aussi les modifier ?

Connaître le degré de confidentialité des données

Les solutions d’accès distant ne présentent pas toutes le même degré de sécurisation. Vous devez donc déterminer la confidentialité des données auxquelles vous souhaitez accéder avant de faire votre choix.

Qualité de votre connexion Internet

Prenez en compte la qualité de votre accès à Internet car il limitera de fait le choix de la solution finale.

Les pièges à éviter

Négliger la sécurité

Si vous pensez que votre petite entreprise n’intéresse pas les pirates informatiques, vous vous trompez. Ils sont toujours à l’affût d’une faille de sécurité pour prendre le contrôle d’un ordinateur et s’en servir pour lancer une attaque sur une cible plus lucrative.

Vouloir tout faire seul

Si vous souhaitez mettre en place un VPN, adressez vous à un informaticien. N’essayez pas de le faire seul sous prétexte que c’est trop cher. Si vous utilisez un VPN sans certificat électronique, vous risquez de rendre votre système vulnérable aux attaques informatiques.

Négliger les sauvegardes

Les données accessibles à distance sont potentiellement modifiées à des horaires différents des heures de bureau (week-end, soir,…). Intégrez cette notion dans votre stratégie de sauvegarde. De même, si les données sont hébergées par un tiers (GED), vérifiez si les sauvegardes sont réalisées et dans quelles conditions.