Gérer ses rendez-vous

Dans le secteur de la prestation de service aux personnes, la prise de rendez-vous est souvent à la base de la prestation fournie. Néanmoins, répondre aux sollicitations des clients (notamment par téléphone) et concilier leurs souhaits avec vos disponibilités, celles de vos collaborateurs et du matériel prend du temps. L’absentéisme peut, en plus, vous compliquer la tâche.
Des logiciels dédiés proposent des modules de prises de rendez-vous qui facilitent la gestion des agendas.

À quoi ça sert ?

Gagner du temps

Le logiciel vous alerte si deux rendez-vous sont incompatibles. Il garde en mémoire la durée moyenne d’une prestation. Il optimise le temps de travail des salariés.

Consulter son agenda sur plusieurs supports

Un agenda numérique peut être lu sur tout ordinateur, téléphone ou tablette. Par le biais d’une connexion Internet, votre agenda sera toujours à jour, quel que soit le support utilisé, grâce à un système de synchronisation.

Réduire le taux d’annulation de rendez-vous

Certaines solutions proposent d’envoyer un email ou un SMS de rappel au client. Ce système d’alerte permet de réduire les oublis, notamment quand les rendez-vous sont pris longtemps à l’avance.

Comment faire ?

Personnalisation de l’agenda

Les logiciels permettent de paramétrer les prestations proposées : durée, matériel, collaborateur requis…
Une fois ces données intégrées, vous pouvez visualiser rapidement les créneaux horaires disponibles dans votre agenda lorsqu’un client appelle.

Agenda partagé

Il est possible de générer des agendas distincts pour chaque collaborateur en intégrant leurs temps de pause et leurs congés. Chaque personne, lieu ou matériel peut disposer de son propre agenda.
Par ailleurs, de plus en plus de logiciels offrent au client la possibilité de consulter sur Internet vos disponibilités en fonction de la prestation recherchée et de réserver un créneau horaire. Vous réduirez ainsi significativement les appels téléphoniques et donnerez la possibilité à vos clients de prendre rendez-vous en dehors de vos horaires d’ouverture.

Affichage de la fiche client

Certaines solutions permettent d’afficher la fiche du client dès réception de son appel : coordonnées, historique, rendez-vous planifiés… Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps si vous avez un gros volume d’appels.

Alertes

La plupart des solutions proposent d’envoyer un email ou un SMS au client pour lui rappeler son rendez-vous. Ce système permet de réduire l’absentéisme et ainsi d’optimiser votre planning.
Ce système peut également vous alerter lorsqu’un client réserve un créneau horaire via votre site Internet.

Avant de se lancer

Définir vos besoins

À quelle fréquence prenez-vous des rendez-vous ? Êtes-vous submergé d’appels téléphoniques ? Avez-vous besoin de partager votre agenda avec quelqu’un d’autre ? Avez-vous des difficultés à concilier la disponibilité des collaborateurs, des lieux de travail et du matériel ?

Se renseigner sur les prix

Demandez ce que recouvre le prix du logiciel même si la plaquette commerciale paraît explicite : la maintenance et la mise à jour sont-elles comprises ? Est-ce une licence mono ou multipostes ? Combien coûte chaque email ou SMS d’alerte ?

Se former

Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement du logiciel par le biais d’une formation. Ceci vous évitera de tomber dans un des travers classiques de l’informatique : la sous utilisation des capacités d’un outil.

Les pièges à éviter

Construire une usine à gaz

L’outil doit permettre de gagner du temps et non d’en perdre. Il doit être donc efficace et simple. L’essayer avant de le mettre en place (même s’il est gratuit) vous permettra de vérifier si l’ergonomie est adaptée au niveau des utilisateurs.

Montrer le mauvais exemple

Le dirigeant doit être exemplaire pour pouvoir mettre en œuvre des actions envers des utilisateurs réfractaires.
Pour faciliter l’adoption du logiciel par l’ensemble des collaborateurs, le moyen le plus efficace est de supprimer les agendas « papier » et les « post-it » dès le jour de lancement du logiciel ou après un court temps d’adaptation.

Ne pas mettre à jour les agendas

La mise à jour du planning de rendez-vous doit être rigoureuse. Toute prise de rendez-vous doit être immédiatement planifiée dans le calendrier du logiciel.