Utiliser une bibliothèque d’articles et d’ouvrages

En général, les logiciels de devis et de facturation dédiés aux métiers du BTP s’appuient sur une bibliothèque d’articles (matériaux et main d’œuvre) et d’ouvrages (combinaison de matériaux et de main d’œuvre) dont les libellés et les prix ont été paramétrés.
Les bibliothèques peuvent être réalisées par vos soins si elles sont peu volumineuses (plâtrerie et couverture par exemple), mais vous pouvez également utiliser des bibliothèques pré-établies.

A quoi ça sert ?

Gagner du temps

Les articles et ouvrages sont choisis directement dans l’arborescence de la bibliothèque afin de composer le devis. Ainsi vous n’avez pas besoin de consulter les catalogues de prix de votre fournisseur ou de calculer pour chaque devis le temps nécessaire à la réalisation des différentes tâches.

Ne rien oublier dans le devis

Les ouvrages permettent d’ajouter automatiquement au devis l’ensemble des matériaux et heures de main d’œuvre nécessaires à la réalisation d’un élément du devis. Aucune vis ni minute de travail nécessaire à la réalisation du chantier ne sera oubliée.

Utiliser des tarifs fournisseurs actualisés

Évitez les mauvaises surprises en important directement dans votre bibliothèque les prix actualisés de vos fournisseurs. Cela vous évitera une saisie fastidieuse et le prix de revient de vos chantiers sera toujours évalué au plus juste.

Comment faire ?

Bibliothèques d’articles et bibliothèques d’ouvrages

Bibliothèque d’articles
Vous pouvez créer des articles ou des familles d’articles s’il existe plusieurs matières ou dimensions (exemple : carreaux de plâtres en 4cm, 5cm, 7cm…)

Bibliothèque d’ouvrages
Un ouvrage, aussi appelé «tâche », se décline en sous-détails, c’est-à-dire les éléments nécessaires à sa réalisation (matériaux et main d’œuvre). Il en existe trois types selon l’élément de l’ouvrage qui va faire varier le prix :

• Les ouvrages centrés sur la main d’œuvre : décapage d’un mur, taille d’arbre, débouchage de canalisation… Soyez vigilant et précis sur le temps de réalisation de ce type d’ouvrage.
• Les ouvrages centrés sur une fourniture principale : réalisation d’un mur en brique, fourniture d’un tableau électrique, peinture… Soyez certain du prix facturé pour la matière première principale si vous voulez maîtriser votre marge.
• Les ouvrages centrés sur les fournitures associées : fournitures et pose de chaudière, aménagement de placards, réseaux d’évacuation d’eau… Dans ce cas vous devrez être particulièrement attentif au prix des pièces associées à la fourniture principale.

Créer une bibliothèque

Une bibliothèque se construit au fur et à mesure des devis réalisés. Vous pouvez ainsi établir une moyenne de prix pour chaque type de prestation. Il n’est pas nécessaire de paramétrer tous vos ouvrages et articles. Privilégiez les plus courants.
Les ouvrages exceptionnels pourront être ajoutés manuellement sur le devis.

Les imports dans la bibliothèque

Vous pouvez enrichir votre bibliothèque plus rapidement de deux manières :

Les bibliothèques de prix
Ce sont des listes d’ouvrages et d’articles prêtes à être intégrées dans votre logiciel de devis-facturation. Il en existe pour tous les corps d’état. Les prix indiqués se basent sur des moyennes nationales. Selon les solutions et l’exhaustivité des listes, leur coût varie entre 150€ et 500€ auquel s’ajoute une mise à jour annuelle des prix.

Les tarifs de vos fournisseurs au format électronique
La plupart des négociants en matériaux proposent leurs tarifs au format électronique. En important leur catalogue dans votre bibliothèque, vous pouvez obtenir des libellés d’articles sans avoir à les saisir et des prix à jour.

Avant de se lancer

Evaluer les chiffres d’après votre propre expérience

Votre devis sera d’autant plus précis s’il se base sur des chantiers déjà réalisés. Prenez le temps de faire des moyennes de temps passés et de prix pratiqués pour certains matériaux.
Ne vous fiez pas les yeux fermés aux prix donnés par les bibliothèques de prix : elles sont en effet basées sur des moyennes généralement constatées dans votre métier.
Concernant le chiffrage de votre main d’œuvre, demandez à votre comptable les valeurs à appliquer.

Privilégier les bibliothèques de votre corps d’état

Les bibliothèques de prix exhaustives coûtent cher. Si vous souhaitez en acquérir, privilégiez celles destinées spécifiquement à votre corps d’état. Selon votre usage, vous verrez si vous avez besoin ultérieurement d’en importer d’autres.

Les pièges à éviter

Vouloir créer tous les ouvrages possibles

Les bibliothèques doivent vous faire gagner du temps. Ne passez pas des heures à paramétrer des ouvrages que vous facturez rarement.

Réaliser des devis standards

Lorsque vous importez des ouvrages ou des articles de la bibliothèque, soyez vigilant sur le temps de main d’œuvre estimé. Il s’agit de moyennes généralement constatées. Vous devez prendre en compte les conditions particulières du chantier dont vous réalisez le devis : mur difficile à démolir, installation d’une chaudière dans un endroit exigu…