Réaliser ses devis et factures
Un devis ou une facture, c’est aussi la carte de visite d’une entreprise. Ces documents doivent paraître professionnels et rigoureux : un logo, une présentation lisible des éléments facturés, les mentions réglementaires habituelles…
Leur réalisation doit néanmoins s’adapter à des contraintes de temps. Plusieurs types de logiciels peuvent vous aider dans cette tâche.
Un devis ou une facture, c’est aussi la carte de visite d’une entreprise. Ces documents doivent paraître professionnels et rigoureux : un logo, une présentation lisible des éléments facturés, les mentions réglementaires habituelles…
Leur réalisation doit néanmoins s’adapter à des contraintes de temps. Plusieurs types de logiciels peuvent vous aider dans cette tâche.
A quoi ça sert ?
Créer plus rapidement un devis ou une facture
Les outils informatiques permettent de ne pas recommencer entièrement la mise en page d’un devis ou d’une facture. Les informations relatives aux clients et à la commande sont reprises automatiquement. Le logiciel se charge de créer un document fini conforme à vos attentes.
Les plus complets proposent également de gérer des stocks ou des plannings, de suivre les chantiers pour le bâtiment…
Améliorer l’accès à l’information
La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papier. Il sera facile de retrouver l’historique des échanges avec un partenaire.
Sécuriser les données
Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.
Comment faire ?
Les logiciels de bureautique
Les logiciels de traitement de texte et de tableur permettent de réaliser des mises en page type. Il suffit de créer un fichier « maquette » qui servira de base à la création de tout nouveau document.
On peut trouver des modèles gratuits disponibles sur Internet.
Les avantages
- Nécessite peu d’investissement si on dispose déjà d’une suite bureautique
- Logiciels maîtrisés par la majorité des assistantes
Les inconvénients
- Risque d’effacer le fichier maquette
- C’est à vous de créer un dossier sur votre ordinateur pour chaque client et d’y enregistrer les devis et factures
- Recherches plus compliquées
Les logiciels gratuits
On trouve sur Internet de très nombreux logiciels de création de devis et facture à télécharger. Il s’agit le plus souvent de logiciels payants utilisables pendant quelques jours ou de version d’essai plus pauvre en fonctionnalités que la version payante. Il existe néanmoins des logiciels totalement gratuits dont les fonctions répondent amplement aux besoins d’une petite entreprise.
Les avantages
- C’est gratuit
- Versions d’essai
- Modèles de mise en page
Les inconvénients
- Pas d’assistance téléphonique
- Sans mise à jour de leur créateur, ces logiciels peuvent devenir inutilisables en cas de remplacement de votre matériel informatique
- Il n’est pas toujours possible de réaliser des fichiers de sauvegarde
Les logiciels payants
Là encore, l’offre est pléthorique. Certains logiciels sont spécialisés dans un secteur d’activité. D’autres proposent également une gestion des contacts clients. Il convient de bien analyser ses besoins avant de choisir une solution et ne pas hésiter à tester les versions d’essai.
Par ailleurs, certains logiciels s’achètent et s’installent sur un ordinateur et d’autres se louent au mois. On y accède en se connectant à Internet et c’est au prestataire que revient le soin de stocker et sauvegarder vos données. Pour ces derniers, les versions métiers existent rarement.
Les avantages
- Les fonctionnalités sont riches et peuvent être spécialisés dans un métier
- Ces logiciels évoluent et prennent par exemple en compte les évolutions réglementaires
- Vous pouvez bénéficier d’une formation voire d’une assistance téléphonique
Les inconvénients
- Le coût du logiciel et des mises à jour (la location évite d’investir au départ et permet d’adapter son budget aux fonctions des fonctions nécessaires)
Avant de se lancer
Définir ce que l’on veut faire
Souhaitez-vous simplifier la réalisation de vos devis et factures ou avez-vous aussi besoin de gérer vos contacts ou votre gestion ? Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à ce projet ?
Il faut définir précisément vos attentes et contraintes et les hiérarchiser.
Se former
Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers classiques de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un logiciel.
Préparer son entreprise
Préparer le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne sur la solution qui va être intégrée permet d’avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle.
Les pièges à éviter
Sur-estimer ses besoins
Evitez d’acheter un logiciel multi-fonctions si vous souhaitez uniquement réaliser des devis et factures présentables.
Aller au moins cher
Attention aux produits gratuits. Leurs éditeurs n’ont aucune obligation de continuer à mettre à jour leurs logiciels. Si vous ne pouvez pas transférer les données sur du matériel neuf, les conséquences pourraient vous coûter plus cher qu’un logiciel payant.
Penser que l’outil fera tout
Attention aux décalages entre vos attentes et les fonctionnalités de la solution choisie. Listez vos besoins avant de faire un choix et vérifiez comment l’outil peut y répondre.
