Organiser des réunions à distance efficaces

Après plusieurs mois de travail à distance, nous sommes nombreux à avoir intégré les réunions à distance dans nos pratiques quotidiennes.

Bien menée, une réunion en distanciel s’avère très efficace pour maintenir le lien entre les membres d’une équipe, y compris éloignés géographiquement, pour travailler sur un projet partagé…
Elle permet de gagner du temps (de déplacement et de réunion), de l’argent (pas de location de salle ou de frais de déplacement).
Bien préparée et animée, elle peut se révéler plus productive qu’une réunion classique.
A condition de veiller à ce que des grains de sable ne viennent pas en enrayer le bon déroulement.
Check-list des éléments à vérifier pour tirer pleinement profit d’un futur rendez vous à distance.

#1 Choisir l’outil le plus adapté

Webconférence, appel groupé ?
Pour choisir l’outil le plus adapté, il vous faudra vous poser plusieurs questions :

• le nombre de participants
• le besoin de partage d’écran
• les interactions attendues (y compris par chat)
• le débit des différents participants

Webconférence

Les participants reçoivent un lien de connexion par mail. Il leur suffit à l’heure dite de cliquer sur le lien et de s’authentifier pour rejoindre la réunion. Ils pourront alors se voir, suivre une présentation, échanger entre participants. Ce mode de réunion est particulièrement adapté si les participants doivent partager un écran.
De multiples solutions proposent ces fonctionnalités : Zoom, Google Meet, Teams, Jitsi, Whereby, Join.me, Daily.co. …

Appel groupé

Ce type de réunion permet d’organiser un échange simplement. Il demande cependant de se limiter à un petit groupe de participants pour éviter la cacophonie des prises de paroles et ne permet pas de partager des écrans. Le mode vidéo pourra être intégré si le débit des participants le permet et s’ils disposent d’une caméra !
Exemples de solutions : Slack, Skype, Whatsapp

Assurez-vous aussi que l’outil choisi est bien compatible avec le système d’information de vos interlocuteurs. Des ports peuvent être bloqués, empêchant l’utilisation de certains outils.

#2 Disposer d’une bonne connexion Internet

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de l’outil choisi et pour éviter de diffuser une image pixelisée, un son haché ou d’avoir des microcoupures, vous devez disposer d’une connexion Internet de bonne qualité.

N’hésitez pas à consulter nos conseils pour optimiser votre configuration.

Le jour J, si vous avez des doutes sur votre connexion wifi, préférez le câble Ethernet.

# 3 S’assurer de la qualité audio

Les participants devront pouvoir se concentrer sur le sujet de la réunion et sur les échanges. Les éléments qui pourraient les distraire ou rendre l’émission inconfortable (grésillements, écho, pollution sonore…) doivent être, autant que possible, proscrits.

Pensez à vous équiper d’un casque ou d’écouteurs.

Veillez aussi à disposer d’un micro performant proche de votre bouche.

# 4 Faire de la technique votre alliée

Malgré toutes ces précautions, l’organisateur d’une réunion à distance peut se trouver confronté à des problèmes de connexion ou à des difficultés techniques.
Quelques conseils pour en réduire l’impact sur le bon déroulement du rendez-vous :

• Penser à vérifier le bon fonctionnement de son matériel (caméra, micro, logiciel choisi, batterie de l’ordinateur) avant la réunion. Ceci évitera le stress de dernière minute.
• Nommer un référent technique pour accompagner les participants qui rencontrent des problèmes de connexion. Indiquer dès l’invitation le moyen de le contacter.
• Penser à un plan B. Ainsi, si l’accès à la webconférence s’avère difficile pour certains invités, proposer un accès parallèle par téléphone.

# 5 Préparer la réunion

Une réunion à distance efficace exigera de l’avoir préparé en amont.

• Lister les points à aborder.
• Prévenir les différents intervenants de leur prise de parole : sujet, objectif, temps imparti, présentation à prévoir.
• Inviter uniquement les personnes concernées par les sujets à traiter.
  Vous favoriserez ainsi la communication et les prises de décisions.
• Diminuer la durée de votre réunion.
  Des séances courtes et rythmées favoriseront l’intérêt des participants et la proactivité.

# 6 Inviter les participants

Pour faciliter la connexion et la ponctualité de vos interlocuteurs, n’oubliez pas de les inviter à la réunion et de leur indiquer comment y participer :

• Choisir une date et un horaire adaptée à l’emploi du temps de vos interlocuteurs.
• Envoyer un rendez-vous dans le calendrier de chaque participant.
  Ceci leur permettra de recevoir un rappel automatique 15 mn avant le début de la réunion.
• Indiquer toutes les informations utiles pour participer à la réunion : lien d’accès, numéro de téléphone, numéro de conférence, coordonnées du référent technique, casque/micro …
• Partager l’ordre du jour avec les participants ainsi que les documents à consulter.
  Ceci permettra de rester concentré sur le sujet et de ne pas oublier de points majeurs.

#7 Se préparer le jour J

• Trouver un espace calme (voire silencieux) et bien éclairé.
• Vérifier l’arrière-plan.
  S’il ne vous parait guère professionnel ou s’il risque de distraire vos interlocuteurs, n’hésitez pas à activer les arrières plans proposés par la solution de webconférence que vous avez choisie.
• Préférer une tenue adaptée et professionnelle si vous avez opté pour une réunion avec caméra.
• Se connecter quelques minutes avant le début de la réunion pour accueillir les participants à distance et respecter les horaires prévus.

#8 Lancer la réunion

L’animateur doit non seulement animer la réunion mais aussi s’assurer de créer des conditions favorables.
Pour cela il devra

• Se présenter en début de réunion si nécessaire.
• Inviter les participants à modifier leur nom dans l’outil choisi pour faciliter leur authentification (ex prénom + nom de l’entreprise).
• Donner les règles de prise de parole en début de réunion.
  Par exemple : utiliser le chat pour poser des questions ou réagir pendant une présentation, utiliser les options de l’outil pour lever la main et indiquer son besoin d’intervenir.
• Rappeler la nécessité de se mettre en mode mute en dehors des prises de parole.
  Cela évitera d’entendre les bruits qui les environnent (y compris le bruit du clavier quand ils prennent des notes).
• Redonner l’ordre du jour, l’objectif à atteindre ainsi que l’heure de fin prévue

#9 Favoriser les échanges pendant la réunion

Quelques réflexes doivent être adoptés pour favoriser un climat propice à des échanges efficaces et agréables :

• Inviter les participants à se présenter brièvement si le nombre de participants n’est pas trop important et s’ils ne se connaissent pas.  
• Veiller au respect du temps de parole en évitant qu’un participant ne monopolise la parole ou que d’autres ne s’expriment pas du tout.
• Éviter les dispersions et recentrer le débat si besoin.
• Solliciter les avis en posant des questions, en proposant des sondages.
• Éviter de faire autre chose en parallèle (lire ses mails, regarder son téléphone, surfer sur Internet…).

# 10 L’après réunion

L’après réunion ne doit pas être négligé. Il sera utile de récapituler les points principaux abordés lors de la réunion dans un mail, un document partagé ou sur le réseau social partagé.

Ceci permettra de rappeler les éléments clefs de la réunion : idées échangées, prises de décision, plan d’action (avec responsable de la tâche et planning).

Chaque participant prendra ainsi note des échanges et pourra s’y référer à tout moment.