10 bonnes pratiques pour rendre ses réunions à distance efficaces
Après plusieurs mois de travail à distance, nous sommes nombreux à avoir intégré les réunions à distance dans nos pratiques quotidiennes.
Bien menée, une réunion en distanciel s’avère très efficace pour maintenir le lien entre les membres d’une équipe, y compris éloignés géographiquement, pour travailler sur un projet partagé…
Elle permet de gagner du temps (de déplacement et de réunion), de l’argent (pas de location de salle ou de frais de déplacement).
Bien préparée et animée, elle peut se révéler plus productive qu’une réunion classique.
A condition de veiller à ce que des grains de sable ne viennent pas en enrayer le bon déroulement.
Check-list des éléments à vérifier pour tirer pleinement profit d’un futur rendez vous à distance.
Webconférence, appel groupé ?
Pour choisir l’outil le plus adapté, il vous faudra vous poser plusieurs questions :
Les participants reçoivent un lien de connexion par mail. Il leur suffit à l’heure dite de cliquer sur le lien et de s’authentifier pour rejoindre la réunion. Ils pourront alors se voir, suivre une présentation, échanger entre participants. Ce mode de réunion est particulièrement adapté si les participants doivent partager un écran.
De multiples solutions proposent ces fonctionnalités : Zoom, Google Meet, Teams, Jitsi, Whereby, Join.me, Daily.co. …
Ce type de réunion permet d’organiser un échange simplement. Il demande cependant de se limiter à un petit groupe de participants pour éviter la cacophonie des prises de paroles et ne permet pas de partager des écrans. Le mode vidéo pourra être intégré si le débit des participants le permet et s’ils disposent d’une caméra !
Exemples de solutions : Slack, Skype, Whatsapp
Assurez-vous aussi que l’outil choisi est bien compatible avec le système d’information de vos interlocuteurs. Des ports peuvent être bloqués, empêchant l’utilisation de certains outils.
Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de l’outil choisi et pour éviter de diffuser une image pixelisée, un son haché ou d’avoir des microcoupures, vous devez disposer d’une connexion Internet de bonne qualité.
N’hésitez pas à consulter nos conseils pour optimiser votre configuration.
Le jour J, si vous avez des doutes sur votre connexion wifi, préférez le câble Ethernet.
Les participants devront pouvoir se concentrer sur le sujet de la réunion et sur les échanges. Les éléments qui pourraient les distraire ou rendre l’émission inconfortable (grésillements, écho, pollution sonore…) doivent être, autant que possible, proscrits.
Pensez à vous équiper d’un casque ou d’écouteurs.
Veillez aussi à disposer d’un micro performant proche de votre bouche.
Malgré toutes ces précautions, l’organisateur d’une réunion à distance peut se trouver confronté à des problèmes de connexion ou à des difficultés techniques.
Quelques conseils pour en réduire l’impact sur le bon déroulement du rendez-vous :
Une réunion à distance efficace exigera de l’avoir préparé en amont.
Pour faciliter la connexion et la ponctualité de vos interlocuteurs, n’oubliez pas de les inviter à la réunion et de leur indiquer comment y participer :
L’animateur doit non seulement animer la réunion mais aussi s’assurer de créer des conditions favorables.
Pour cela il devra
Quelques réflexes doivent être adoptés pour favoriser un climat propice à des échanges efficaces et agréables :
L’après réunion ne doit pas être négligé. Il sera utile de récapituler les points principaux abordés lors de la réunion dans un mail, un document partagé ou sur le réseau social partagé.
Ceci permettra de rappeler les éléments clefs de la réunion : idées échangées, prises de décision, plan d’action (avec responsable de la tâche et planning).
Chaque participant prendra ainsi note des échanges et pourra s’y référer à tout moment.