Partager des fichiers

Comme la plupart des entreprises, vous avez sans doute déjà eu besoin de partager des fichiers : avec un collaborateur sans lui donner accès à votre ordinateur, avec un client pour essayer de contourner la limite de poids de fichier de sa messagerie, pour travailler à distance sur des dossiers laissés sur l’ordinateur de l’entreprise.

A quoi ça sert ?

Travailler à plusieurs sur un même fichier

Dès lors que vous disposez d’au moins deux ordinateurs dans l’entreprise, vous pouvez avoir besoin de partager des fichiers. Ce système permet à plusieurs personnes d’accéder à certains fichiers en fonction des droits attribués à chacun.

Envoyer un fichier volumineux

Les messageries empêchent souvent l’envoi de fichier supérieur à 10 Mo (voire 2 Mo). Grâce au partage de fichier, vous n’êtes plus limité par le poids de vos documents, images, vidéos, pièces CAO …

Accéder à distance à des fichiers

Certaines solutions de partage de fichiers permettent d’accéder à un ensemble de fichiers de n’importe quel ordinateur connecté à Internet de manière sécurisée.

Comment faire ?

Partager des fichiers en interne

Le réseau informatique
Il s’agit de relier informatiquement les ordinateurs de l’entreprise à un « serveur ». Celui-ci stocke tous les fichiers de l’entreprise. On peut créer un espace commun pour le partage de fichiers et des espaces privés pour chaque collaborateur.
Le réseau informatique permet également de partager des périphériques comme des imprimantes.

Les services de partage en ligne
De nombreux services proposent de stocker des fichiers sur Internet et de donner un accès à certaines personnes. La plupart des sites gratuits restreignent leur service en limitant le volume de fichiers stockés ou le nombre d’utilisateurs. La continuité de services n’est par ailleurs pas toujours garantie.
Les offres professionnelles sont en général facturées mensuellement. Elles permettent de stocker plusieurs giga-octets de fichiers et de créer des espaces privatifs pour les utilisateurs, y compris extérieurs à l’entreprise (clients, fournisseurs). Ceux-ci accèdent au service de partage de fichiers grâce à des identifiants personnels (login et mot de passe).

Partager des fichiers avec des clients ou des fournisseurs

Les sites d’envoi de fichier
L’accès à ces services ne demande pas nécessairement de s’identifier sur le site. Il suffit de fournir le fichier à partager et les adresses mail du (ou des) destinataire(s) à qui le fichier doit être adressé. Le site se charge de leur envoyer un lien hypertexte permettant de télécharger le fichier.
Si la taille du fichier déposé et la durée de stockage sont souvent limitées, ces sites offrent néanmoins des volumes de stockage importants (jusqu’à 10 Go).

Le serveur FTP
Il s’agit de créer un espace sur le serveur de l’entreprise qui sera accessible par Internet. Cet accès est généralement protégé par un identifiant et un mot de passe. Si l’entreprise possède un site web, elle peut demander à son hébergeur de lui créer un espace pour échanger des fichiers en FTP.
Il est possible de donner accès à tout ou partie du FTP à un tiers (client, fournisseur, expert comptable…)

Avant de se lancer

Définir ses besoins

Avant de choisir une solution, évaluez le volume de fichiers que vous souhaiteriez partager ainsi que le nombre et le type d’utilisateurs (interne / tiers) auxquels vous souhaitez donner un accès.

Faire le tri dans les fichiers

Profitez de ce nouveau projet pour faire le tri dans vos dossiers informatiques. Archivez sur un support de sauvegarde les fichiers dont vous n’avez plus besoin.

Établir des règles de partage des fichiers

Établissez des règles à propos de l’arborescence, de la charte de nommage, de la gestion des droits d’accès, du type de fichiers stockés sur les différents supports.
Si vous choisissez une solution en ligne (FTP ou partage de fichiers), vérifiez l’accès réseau des différents utilisateurs.

Les pièges à éviter

Négliger la sécurité

Si votre partage de fichiers est mal défini ou utilise des sites douteux, vous risquez de mettre en danger toutes vos informations. Si votre système est ouvert, un pirate informatique pourrait s’en servir pour vous attaquer ou attaquer une autre entreprise.
Par ailleurs, contrôlez les accès, même pour les salariés de l’entreprise, et vérifiez que chaque utilisateur n’a accès qu’aux données qui le concernent.

Vouloir tout faire seul

Si vous souhaitez mettre en place un réseau informatique ou un FTP, demandez conseil à un professionnel de l’informatique. Vous éviterez ainsi de provoquer des dysfonctionnements ou de rendre votre système vulnérable aux attaques informatiques.
Pensez également à impliquer l’ensemble des salariés dans l’organisation des dossiers.