Modèle de grille comparative pour choisir une solution en ligne
Vous avez repéré des logiciels qui répondent à votre besoin mais vous ne savez pas comment choisir ? Sous la forme d’une grille comparative, nous vous présentons les éléments incontournables d’un cahier des charges simplifié.
Cet outil de prise de décision vous permettra de traduire chacun des besoins identifiés en fonctionnalité. Il vous aidera aussi à vérifier qu’elles sont couvertes par le logiciel analysé.
Le modèle proposé convient parfaitement pour aider au choix d’une solution web répondant à un besoin précis.
En revanche, pour choisir un logiciel structurant (gestion, solution métier, CRM, etc.), il est conseillé de recourir à des cahiers des charges spécifiques et des démarches plus structurées.
Comment construire sa grille comparative
La première étape est donc d’intégrer l’ensemble des besoins identifiés dans la grille sous forme de fonctionnalités précises.
Par exemple, pour un besoin tel que « un outil pour fluidifier la communication en interne » la grille devra identifier les fonctionnalités attendues :
- Échange par texte dans des salons publics
- Échange privés
- Appels visio
- Etc.
Il faut ensuite classer les fonctionnalités dans différentes catégories pour faciliter l’analyse.
Ainsi, dans notre exemple pour la communication interne :
- Interactions entre utilisateurs
- Partage d’informations et de contenus
- Animation
- Administration.
Enfin, une priorité est affectée à chaque fonctionnalité :
- Est-elle indispensable ?
- À quel point son absence serait dommageable ?
Pour chaque solution potentielle identifiée, il faudra ensuite vérifier si elle propose la fonctionnalité attendue.
Si c’est le cas, un score égal à la priorité définie (1, 3 ou 5) est reporté dans le tableau.
Si la fonctionnalité n’est pas couverte, une valeur nulle est affectée.
Le tableau ci-dessous illustre l’exercice pour le choix d’un outil de communication interne.
Une fois la grille complétée, chaque outil analysé disposera d’un score global.
Il sera aisé de vérifier si l’un d’entre eux se détache du lot.
D’autres éléments peuvent être précisés :
- La compatibilité avec des outils déjà utilisés, pour simplifier l’échange d’informations,
- Le budget en fonction du nombre d’utilisateur,
- Un retour d’expérience utilisateur d’une première prise en main (avantages/freins).
Utiliser le cahier des charges pour choisir
L’utilisation d’un cahier des charges, même simplifié sous forme de grille, oblige à définir précisément les fonctionnalités attendues.
Cela limite le risque de partir dans une mauvaise direction.
C’est aussi une base de discussion pour impliquer les différentes acteurs concernés par le projet.
Utilisateurs finaux, pilote du projet, service informatique, chef d’entreprise, etc. tous ont des attentes.
Elles ne pourront peut-être pas toutes être satisfaites.
Le choix final sera d’autant plus aisément justifiable que le cahier des charges permettra d’expliquer :
- la couverture fonctionnelle
- les priorisations
- les arbitrages réalisés.
