La méthode pour réussir son projet numérique

Que ce soit pour monter un site web, mettre en place une CRM, une gestion commerciale ou un ERP, tout investissement doit être optimisé et correspondre au mieux aux besoins de chaque entreprise.

Pour que cela soit le cas, il est nécessaire de faire les choses dans l’ordre et de respecter une chronologie dans les étapes.

1. Faire un état des lieux

Tout d’abord, il vous faut mettre à plat l’existant. Si c’est relativement simple pour une création de site web où il n’y a pas d’outils en place, la démarche est plus lourde dès lors qu’il s’agit d’améliorer un site ou une solution logicielle déjà en place.

 Il est ainsi nécessaire de lister les fonctionnalités actuelles, comment elles sont utilisées et par qui. Dans le cadre de logiciels de gestion, il faut définir la chaîne de circulation de l’info et quel outil sert quelle fonction.

Par exemple, le fichier client est utilisé par M. X ou Mme Y et est composé d’un document Excel disponible sur le serveur. M. X transmet ensuite les demande de devis à M. Y qui les réalise dans Word etc, etc… Dans les TPE, il n’est pas rare de rencontrer un nombre impressionnant de documents Excel, chacun ayant sa fonction propre sans réelle liaison entre eux.

2. Rédiger un cahier des charges

Avant de consulter un prestataire, il est nécessaire de décrire son projet dans un document plus ou moins formalisé. Ce cahier des charges doit contenir plusieurs parties.

1. La présentation de l’entreprise et de son environnement : activité, organisation…
2. La définition du projet : Les fonctionnalités souhaitées que ce soit un projet web ou progiciel et en anticipant les évolutions futures.
3. Les livrables attendus : cahier des charges fonctionnel, formation, maintenance.

En fonction de la complexité du projet et de la spécificité des fonctionnalités, le cahier des charges sera plus ou moins détaillé et formalisé. La profondeur ne sera pas la même pour un site vitrine de 5 pages et un site de e-commerce, ainsi que pour un outil de devis/facture et un ERP complet.

Télécharger un modèle de cahier des charges

3. Trouver un prestataire.

Une fois les étapes précédentes finalisées, il faut trouver un prestataire ou un éditeur correspondant.

Quelques outils vous permettent de vous faciliter la tâche. En voici deux complémentaires :

• L’annuaire des prestataires en Auvergne-Rhône-Alpes vous permet de trouver des prestataires web, éditeurs ou intégrateurs de logiciels de gestion implantés dans la région. Des sélections peuvent être réalisées par thématique, localisation, type de clients afin de vous permettre de trouver des interlocuteurs spécialistes de votre projet.

• Capterra – Créé en 1999, c’est un annuaire d’éditeurs de logiciels. Classé par thématiques, les résultats sont filtrables par fonctionnalités, prix… La différence avec l’annuaire régional réside dans l’aspect international des solutions présentées mais surtout dans la notation des applications par les utilisateurs. Par exemple, vous pouvez trouver une liste de logiciels anti-spam, notés et commentés par les utilisateurs et choisir en connaissance de cause.

4. Étudier les réponses

Une fois le cahier des charges envoyé et les réponses des prestataires arrivées, il faut départager les solutions proposées. Pour cela, déterminer les fonctionnalités vraiment spécifiques et qui vous sont indispensables. Axez les questions sur ces points-là. Il y a de fortes chances que le prestataire mette en avant les points positifs de sa solution ceux-ci n’étant pas forcément prioritaires pour vous.

Vérifiez que chaque outil réponde bien à VOS besoins et que le prestataire vous en fasse la preuve. Ne vous contentez pas d’un laconique « Oui, ça le fait »…

Lire les devis de création de site web

Une fois toutes ces étapes passées, vous devez avoir le site, le logiciel qui correspond au projet que vous aviez défini à l’origine.

Si vous avez besoin d’aide dans la conduite de votre projet, l’ENE est là pour vous accompagner, n’hésitez pas à nous contacter.