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Gérer sa comptabilité

Si vous n’externalisez pas l’ensemble de votre comptabilité à un expert comptable, vous devrez utiliser un logiciel pour enregistrer les écritures comptables, réaliser le compte de résultat ou éditer le bilan.
Avant de faire un choix parmi les offres du marché, il est essentiel de déterminer ses besoins.

A quoi ça sert ?

Suivre sa comptabilité

Les logiciels de comptabilité permettent d’établir une gestion comptable complète : écritures comptables (achats, ventes, banque), suivi des tiers (échéancier clients, fournisseurs), éditions (grands livres, journaux, bilan, compte de résultats…), gestion des règlements, communication bancaire, voire gestion des immobilisations (plans d’amortissement) et comptabilité analytique pour les plus complets.

La gestion de l’entreprise

Le logiciel de comptabilité est le cœur du système de gestion de l’entreprise. Des logiciels complémentaires peuvent leur être raccordés suivant vos besoins : gestion commerciale, paye, G.R.C. (Gestion Relation Client), …

Comment faire ?

Les logiciels de comptabilité traditionnels

Des éditeurs ont développé des solutions adaptées aux petites entreprises. Leur prix varie selon les fonctionnalités du logiciel. Une formation et une assistance téléphonique sont parfois proposées pour accompagner le chef d’entreprise.
Les mises à jour consécutives à des changements dans les dispositions fiscales sont payantes.

Les logiciels de comptabilité sur Internet

Dans ce cas, vous n’achetez pas mais louez le logiciel (par mensualités). Le prix dépend des fonctions choisies et du nombre d’utilisateurs. Vous accédez à l’application via un navigateur Internet en saisissant un identifiant et un mot de passe sur le site de l’éditeur.
Vous pouvez ainsi faire votre comptabilité aussi bien dans votre entreprise qu’à votre domicile, du moment que votre ordinateur est connecté à Internet. Cette solution permet aussi de partager facilement vos saisies avec votre expert comptable.

Définir ses besoins

Vos besoins peuvent varier en fonction de vos connaissances comptables, du temps que vous pouvez y accorder, du recours à un expert-comptable ou à un centre de gestion agréé.

De façon schématique, il est possible de définir 3 situations :

Délégation de toute la comptabilité à un comptable -> Pas d’outil nécessaire
Saisie journalière effectuée par l’entreprise, vérification et clôture réalisée par l’expert-comptable -> Un logiciel de comptabilité simple suffit
Comptabilité entièrement réalisée au sein de l’entreprise -> Logiciel complet donnant accès à toutes les fonctionnalités

Avant de se lancer

Acheter un logiciel adapté à ses besoins

N’achetez pas un logiciel multi-fonctions si votre expert-comptable gère presque toute votre comptabilité ainsi que les payes.

Se former

Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers classique de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un logiciel.
Par ailleurs, renseignez-vous sur la nature et le prix de l’assistance téléphonique proposée par l’éditeur de logiciels.

Les pièges à éviter

Choisir un logiciel fermé

Veillez à ce que le logiciel permette d’importer et surtout d’exporter des données. Vous pourrez ainsi transférer plus facilement des informations à votre expert comptable.

Ne pas sauvegarder les données

Veillez à réaliser des copies de sauvegarde régulièrement. Les supports (DVD, disque dur externe) doivent être stockés en dehors de l’entreprise (en cas d’incendie), dans un endroit sûr.
Certains logiciels de comptabilité proposent également de sauvegarder ses données en ligne. Ce système est payant mais s’avère beaucoup plus sûr car la sauvegarde est automatique.