Gérer ses réservations touristiques

Point stratégique d’un restaurant, d’un camping ou d’un établissement hôtelier, la gestion des réservations peut difficilement se passer d’un outil informatisé. Grâce à des logiciels spécialisés, créer et gérer les plannings devient plus rapide et gagne en fiabilité.
Ils constituent par ailleurs une première étape vers la réservation en ligne.

À quoi ça sert ?

Éviter les erreurs

Un système de validation des étapes de réservation permet d’éviter les problèmes de surbooking ou de mauvaise communication sur les tarifs tout en facilitant la facturation.

Suivre votre activité

Des modules de statistiques vous permettent de suivre l’évolution des réservations sur l’année mais aussi de mieux connaître votre clientèle.

Gagner du temps

Vous pouvez retrouver les coordonnées d’un client souhaitant refaire une réservation. Selon les demandes du client, vous pouvez également générer rapidement une proposition de prix et visualiser vos disponibilités.

Développer de nouveaux canaux de distribution

Votre gestion des réservations peut être multi-canale : par téléphone, sur votre site Internet ou via des tiers (tour-opérateurs, centrales de réservation, agences de voyages).

Comment faire ?

Gestion du planning

Les logiciels de réservation touristique peuvent gérer plusieurs plannings (hébergements, salles de séminaire, parking…). Des codes couleur sont généralement utilisés pour distinguer les confirmations, les réservations en ligne, les arrivées, les versements d’arrhes, les facturations ou encore les indisponibilités (pour travaux par exemple).
Vous pouvez visualiser rapidement les hébergements disponibles selon les critères d’un client : nombre d’occupants, type d’hébergement, période souhaitée, caractéristiques particulières (vue sur la mer, non-fumeur, animaux acceptés…).
Le logiciel calcule ensuite automatiquement le prix en tenant compte des tarifs que vous aurez préalablement paramétrés : des prix en fonction de la période (basse ou haute saison), des forfaits (par exemple un forfait tente et véhicule pour les campings) et des tarifs spéciaux (prix plus élevés certains jours de l’année, promotions).
Par la suite, vous pourrez actualiser le planning lorsque vous recevrez un acompte ou une annulation.

Réservations en ligne

Certains logiciels de réservation comportent un module de réservation en ligne intégrable sur votre site Internet. Les clients ont ainsi accès en temps réel aux disponibilités de vos hébergements et aux tarifs correspondants. S’ils posent une option, une alerte vous est envoyée ou l’hébergement est provisoirement bloqué sur votre planning. Vous êtes alors libre d’accepter ou de refuser la demande.
Si une partie de votre clientèle est étrangère, certaines solutions de réservation en ligne sont traduites en plusieurs langues et proposent même une conversion des tarifs dans plusieurs devises.
Par ailleurs, il est possible d’intégrer une solution de réservation en ligne indépendante. Il faut néanmoins veiller à son interfaçabilité avec votre propre logiciel de réservation. La gestion de deux plannings de réservation n’est pas sans risque (surbooking, frustration des clients).

Réservations via des tiers

Selon les solutions, vous pourrez ouvrir la réservation de vos hébergements à des tours opérateurs, des centrales de réservations ou à des agences de voyages. Comme pour la réservation en ligne, vous pouvez être alerté d’une nouvelle demande ou recevoir directement sur votre planning une réservation à confirmer.
Le logiciel est capable de faire la part entre ce qui doit être facturé au client final et la commission de l’intermédiaire.
En outre, vous pouvez restreindre les possibilités de réservation de ces tiers par période, par type d’hébergement ou par taux de commission.

Avant de se lancer

Définir vos besoins

Avant de choisir une solution, sachez d’abord ce que vous voulez en faire, car l’écart de prix entre les logiciels peut atteindre plusieurs milliers d’euros. Proposez-vous plusieurs types d’hébergement (par exemple des emplacements de campings et la location de mobil-homes) ? Pensez-vous qu’un module de réservation en ligne serait utilisé ? Gérez-vous plusieurs établissements touristiques ?

Se renseigner sur les prix

Demandez ce que recouvre le prix annoncé du logiciel : la maintenance et la mise à jour sont-elles comprises ? Est-ce une licence monoposte, une licence multiposte ou une location mensuelle ? Combien coûtent la formation et le support technique ?

Être vigilant sur l’interfaçage avec la réservation en ligne

Même si dans l’immédiat, vous ne souhaitez pas de module de réservation en ligne, veillez à ce que votre logiciel puisse en intégrer un ou être interfacé avec une solution indépendante.
Par ailleurs, renseignez-vous sur l’intégration graphique de ces modules à votre site Internet.

Les pièges à éviter

Construire une usine à gaz

L’outil doit permettre de gagner du temps et non d’en perdre. Il doit donc être efficace et simple. Il est impératif de pouvoir l’essayer avant de le mettre en place. Vous devez vérifier que l’ergonomie est adaptée aux futurs utilisateurs.

Négliger la sauvegarde des données

Certains logiciels permettent de sauvegarder ses données en ligne. Renseignez-vous sur les conditions de sécurité.