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Gérer le planning du personnel

Même un secrétariat organisé perd beaucoup de temps en utilisant un agenda papier. Chaque modification d’emploi du temps doit par exemple être suivie d’un appel à l’intéressé. Sans compter qu’il peut être difficile de faire coïncider les ressources nécessaires et les disponibilités de chacun. Les logiciels de gestion de planning peuvent vous aider à être plus productif dans ce domaine.

À quoi ça sert ?

Gagner du temps

Le logiciel vous alerte si deux rendez-vous sont incompatibles. Il garde en mémoire la durée moyenne d’une prestation. Il crée des plannings en optimisant les disponibilités des salariés…

Gérer les plannings des salariés itinérants

Les salariés nomades peuvent consulter leur planning depuis leur téléphone ou n’importe quel ordinateur. Un SMS les avertit lorsqu’un changement survient dans leur emploi du temps.

Optimiser l’utilisation des ressources

Personnel, matériels, véhicules, salles, le logiciel vous propose les meilleures affectations de ressources en tenant compte de leurs contraintes respectives.

Comment faire ?

Gestion des contraintes des ressources

Le logiciel vous fait des propositions de planning sur la base des disponibilités de chaque salarié. Vous pouvez ainsi paramétrer l’amplitude horaire de chacun, ses temps de pause et ses congés. D’autres contraintes peuvent également être ajoutées : par exemple lorsque la présence d’un salarié diplômé est requise sur toute une plage horaire ou un type de rendez-vous.
Vous pouvez aussi concilier les disponibilités du personnel avec celles des ressources matérielles : salles, outillage, véhicules…
Enfin, vous pouvez paramétrer des types de plages horaires (réunion, prestation particulière) ayant elles aussi des contraintes : durée (seule ou en comptant le déplacement du salarié), matériel ou véhicule requis, compétences nécessaires…

Une fois toutes ces contraintes paramétrées, vous pouvez générer des plannings récurrents ou constitués au fur et à mesure des demandes des clients. Si une plage horaire doit être modifiée, vous pouvez visualiser rapidement les créneaux horaires disponibles dans le planning.

Couplage avec la téléphonie

Certaines solutions permettent d’afficher la fiche du client dès réception de son appel : coordonnées, historique, rendez-vous planifiés… Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps si vous avez un gros volume d’appels.

Géolocalisation

Vous pouvez géolocaliser les salariés itinérants grâce à leurs téléphones. De la même manière, vous pouvez affecter la personne la plus proche du lieu où une intervention est demandée.
Le logiciel peut estimer la durée de trajet et le nombre de kilomètres d’un déplacement, et calculer sur cette base un itinéraire ou un plan de tournée.

Avant de se lancer

Définir vos besoins

Faites la liste des contraintes qu’il vous faut prendre en compte pour constituer vos plannings : nombre de collaborateurs et spécificité de leur travail, matériel, véhicule ou salles requis…
Étudiez les réponses apportées par les solutions du marché.

Se renseigner sur les prix

Demandez ce que recouvre le prix annoncé du logiciel même si la plaquette commerciale a l’air explicite : la maintenance et la mise à jour sont-elles comprises ? Est-ce une licence mono ou multipostes ? Combien coûte chaque email ou SMS d’alerte ?

Se former

Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers classiques de l’informatique consiste à n’utiliser que 20 % des fonctionnalités d’un outil.

Les pièges à éviter

L’usine à gaz

L’outil doit permettre de gagner du temps et non d’en perdre. Il doit donc être efficace et simple. Il est impératif de le tester avant sa mise en place (même s’il est gratuit). Vous devez vérifier si l’ergonomie est adaptée aux habitudes des futurs utilisateurs.

Montrer le mauvais exemple

Le dirigeant doit être exemplaire pour pouvoir rappeler à l’ordre d’éventuels utilisateurs réfractaires. Un moyen efficace pour faire adopter le nouvel outil est de supprimer les agendas « papier » et les « post-it » dès le premier jour d’utilisation ou après un court temps d’adaptation.