Gérer des agendas
En version papier, la gestion des agendas est souvent un casse-tête dans les entreprises. Ils sont sans cesse modifiés et non centralisés, ce qui entraîne des réservations provisoires ou des doubles affectations d’horaires.
Plusieurs solutions existent pour gérer informatiquement des agendas : du simple calendrier numérique à des logiciels plus sophistiqués intégrant une base de données clients.
En version papier, la gestion des agendas est souvent un casse-tête dans les entreprises. Ils sont sans cesse modifiés et non centralisés, ce qui entraîne des réservations provisoires ou des doubles affectations d’horaires.
Plusieurs solutions existent pour gérer informatiquement des agendas : du simple calendrier numérique à des logiciels plus sophistiqués intégrant une base de données clients.
A quoi ça sert ?
Consulter son agenda sur plusieurs supports
Un agenda numérique peut être lu sur tout ordinateur, téléphone ou tablette. Grâce à une connexion Internet, votre agenda sera toujours à jour quel que soit le support utilisé grâce à un système de synchronisation.
Prendre des RDV pour quelqu’un d’autre
Vous pouvez consulter l’agenda d’un collaborateur et lui planifier un RDV. Il sera immédiatement averti et ne prendra pas de RDV à l’horaire que vous avez choisi.
Détailler le RDV
Vous n’êtes pas limité dans les informations que vous souhaitez rattacher à un RDV : numéro de téléphone, adresse, notes, fiches clients…
Comment faire ?
Le calendrier de votre messagerie
Les outils de messagerie comme Outlook, Gmail ou Thunderbird disposent d’une fonction « calendrier ». Vous pouvez programmer des RDV ponctuels ou récurrents ou les déplacer d’un simple clic.
Il est aisé de synchroniser le calendrier d’une messagerie sur un téléphone ou une tablette. Vous aurez ainsi toujours votre agenda à portée de main.
L’agenda partagé
Des logiciels dédiés et certains outils de messagerie permettent de consulter et d’ajouter des RDV sur le calendrier de ses collaborateurs. L’agenda partagé est aussi un moyen de planifier le partage de matériel ou de salles. Ces outils se sont démocratisés grâce à de nombreuses solutions (gratuites ou non) disponibles sur Internet.
Le logiciel de gestions des rendez-vous
Si votre prestation dépend de la prise de RDV, orientez plutôt votre choix vers un logiciel de prise de RDV ou une solution de gestion commerciale dédiée à votre activité.
Ces outils permettent de créer ou de rechercher une fiche contact au moment où le RDV est planifié. La durée du RDV peut être automatiquement intégrée dans l’agenda selon le type de prestation choisi. Certaines solutions vous permettront de proposer à vos clients de prendre rendez-vous sur Internet (consultation des créneaux horaires disponibles, choix de la prestation), vous soulageant ainsi de nombreux appels téléphoniques.
Avant de se lancer
Définir vos besoins
A quelle fréquence prenez-vous des RDV ? Avez-vous besoin de partager votre agenda avec quelqu’un d’autre ? Votre messagerie actuelle permet-elle de gérer un calendrier ? …
Se former
Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers classiques de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un logiciel.
Préparer son entreprise
Dans une petite structure, c’est souvent l’outil qui impose l’organisation et non l’inverse. Il est donc important de préparer le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne est nécessaire afin d’avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle.
Les pièges à éviter
L’usine à gaz
L’outil doit permettre de gagner du temps et non d’en perdre. Il doit être donc efficace et simple. Il est impératif de pouvoir l’essayer avant de le mettre en place (même s’il est gratuit). Vous devez vérifier que l’ergonomie est adaptée au niveau des utilisateurs.
Montrer le mauvais exemple
Le dirigeant doit être exemplaire vis-à-vis des utilisateurs réfractaires pour pouvoir mettre en place des actions. Le plus efficace est de supprimer les agendas « papier » à partir du jour de lancement ou après un temps d’adaptation.
Les agendas non mis à jour
Dans le cas de l’agenda partagé, la mise à jour de son propre agenda doit être rigoureuse. Toute prise de RDV doit être immédiatement planifiée dans le calendrier numérique. Si un client ou un prospect vous sollicite pour une date donnée et que le rendez-vous est en attente de validation, réservez quand même la plage horaire dans votre agenda.
