Choisir un logiciel de gestion de la production pour les métiers de bouche

Tous les jours, votre entreprise fabrique des produits à partir d’ingrédients et doit gérer sa capacité à produire et vendre sur un cycle court. Cette gestion en temps réel se révèle complexe mais déterminante pour l’optimisation de votre entreprise.
Les outils d’aide à la fabrication et à la vente proposent différentes fonctions permettant de gagner du temps dans les tâches répétitives, d’améliorer la qualité et le pilotage de l’activité.

A quoi ça sert ?

Les achats et les stocks

Les fonctions de base de ce type de logiciel permettent de suivre l’état des stocks, les factures des fournisseurs et les livraisons.

Les recettes

Un module « recettes » vous permet d’estimer vos besoins en matières premières et de réaliser un prévisionnel de fabrication. Il vous suffit pour cela de paramétrer dans l’outil les recettes de vos produits en indiquant les quantités exactes d’ingrédients nécessaires.

Les clients

Les outils de gestion de production comportent souvent des fonctionnalités permettant de gérer les commandes des clients (devis, factures…). Ils sont parfois reliés au logiciel de caisse.

Comment faire ?

Ce sont avant tout vos besoins qui doivent vous guider dans le choix d’un logiciel de gestion de production.
Afin d’étayer votre réflexion, voici les principaux bénéfices que vous pourrez tirer de ces outils :

Améliorer la fabrication

Vous connaissez sans doute parfaitement la composition de vos produits et les étapes de leur confection. Néanmoins, vous pouvez être amené à réaliser de grandes séries. Il s’avère alors assez difficile d’évaluer précisément le temps et les matières premières nécessaires à la fabrication. En cas d’embauche, vous pourrez utiliser cet outil pour aider votre nouveau salarié à s’approprier les recettes.
Les logiciels de gestion de production permettent de paramétrer les recettes de vos produits. Vous pourrez ainsi générer des fiches de fabrication, calculer le nombre de pièces réalisables en fonction des ingrédients en stock, évaluer le temps de fabrication d’une ou plusieurs séries de produits ou encore calculer un prix de revient des produits afin de fixer vos prix.

Optimiser les stocks

L’optimisation des stocks de matières premières a plusieurs objectifs :
• L’état des stocks : vous pouvez savoir à tout moment ce que contiennent vos armoires ou votre chambre froide en consultant le logiciel. Les entrées de stocks sont incrémentées à chaque livraison d’un fournisseur, les sorties sont décomptées automatiquement si vous lancez une série de fabrication en utilisant le module « recettes » de votre logiciel.
• Les réapprovisionnements : le logiciel génère des alertes lorsque les stocks atteignent des niveaux critiques. Vous pourrez suivre les étapes de commandes : bon de commandes, livraison, réception de la facture et envoi du règlement.
• Les pertes : vous pourrez également avoir un meilleur aperçu des volumes et des périodes de pertes de matières premières et de produits finis. Ces statistiques vous permettront d’optimiser vos achats dans le temps.

Mieux gérer la vente

Les fonctions commerciales des logiciels de gestion de la fabrication permettent de conserver les adresses (notamment les emails) des clients, de créer rapidement les devis puis de les classer en suivant vos marges ou encore de planifier les commandes dans les périodes de forte activité.
Mieux qu’un cahier ou un tableau Excel, le logiciel vous permet de conserver l’historique de toutes les informations relatives à vos clients et de les retrouver très rapidement.
Grâce à vos statistiques de vente, vous serez en mesure de faire de la promotion auprès de vos clients fidèles, de prévoir et d’inverser la tendance dans les périodes d’activité creuse ou de rationnaliser votre offre pour optimiser votre marge.

Avant de se lancer

Choisir une solution connue

Préférez les solutions plébiscitées par de nombreux commerçants exerçant le même métier que vous. Les logiciels à forte notoriété bénéficient généralement de mises à jour régulières pour répondre au mieux aux besoins de chaque métier.

Calculer le coût global

Soyez vigilant sur le coût réel de la solution choisie en cumulant le prix d’acquisition de la licence, la maintenance, les mises à jour, l’assistance téléphonique… Faites ce calcul sur 3 ans pour avoir une meilleure idée du coût de la solution.

Comparer les solutions sur des fonctions importantes

Pour parvenir à identifier la solution la plus adaptée à vos besoins, faites préalablement une liste des fonctions et critères (prix, compatibilité…) importants pour votre entreprise. Pour chaque fonction, évaluez dans quelle mesure une offre répond à votre besoin (++, +, -, –).

Les pièges à éviter

Ne pas se former

L’utilisation des logiciels destinés aux entreprises est de moins en moins compliquée mais nécessite toutefois un temps de prise en main. Pour faciliter et accélérer cette étape, demandez une formation à l’éditeur du logiciel. Vous pourrez ainsi encore mieux exploiter l’outil que vous venez d’acquérir.

Négliger ses besoins réels

Attention aux fonctionnalités « gadgets » ou tout simplement superflues pour votre activité. Définissez d’abord vos besoins réels avant de consulter les différentes offres.