Choisir un logiciel de caisse
Dès lors que vous devez délivrer un ticket de caisse, vous devrez vous équiper d’une caisse. Aujourd’hui, on parle davantage de « logiciel de caisse » ou de terminal de point de vente car toutes les offres du marché sont informatisées.
Si la « caisse » s’est enrichie en fonctionnalités, choisir entre les différentes solutions s’avère plus difficile.
A quoi ça sert ?
Fonctions de base d’encaissement
Il s’agit des fonctionnalités basiques permettant de gérer quotidiennement votre caisse : encaissement, remboursement, échange…
Le logiciel pourra également vous assister dans le rendu de monnaie ou la gestion de plusieurs moyens de paiement (espèces, titres restaurants, carte bancaire, avoir…)
Fidélisation et marketing
C’est l’une des grandes avancées offertes par l’informatisation des caisses. Vous pouvez gérer les points de fidélité ou enregistrer un client dans votre base depuis le logiciel de caisse. La constitution d’une base de données clients vous permettra de lancer des actions marketing pour fidéliser votre clientèle, notamment à travers des e-mailings.
Comment faire ?
Système modulaire ou intégré ?
Il existe deux types de terminaux pour point de vente : les offres modulaires et les offres intégrées. Les premières ressemblent à de petit ordinateurs auxquels vous pouvez connecter plusieurs modules : écran tactile, imprimante de ticket de caisse, douchette pour scanner les codes barres… Ce système coûte moins cher à l’achat car vous pouvez vous équiper en accessoires selon vos moyens.
Le renouvellement du matériel sera également facilité car chaque module est indépendant de l’ordinateur.
Les systèmes intégrés sont construits autour de l’écran tactile et proposent une offre « tout-en-un ». Les équipements de base, tels que l’imprimante de ticket de caisse ou la douchette, sont directement reliés ou intégrés à l’écran. Plus cher à l’achat, ce système s’avère cependant moins encombrant et présente une utilisation simplifiée et intuitive.
Interfaçage avec des périphériques
Vous pouvez avoir besoin de compléter les accessoires fournis dans l’offre de base de votre terminal de point de vente : imprimante pour les chèques, balance, monnayeur automatique pour les espèces…
Lors de l’acquisition d’un terminal de point de vente, pensez à vérifier sa compatibilité avec les périphériques de caisse enregistreuse.
Utilisation du logiciel sur plusieurs postes
Les logiciels de caisse peuvent être installés sur plusieurs postes en réseau. Vous pouvez ainsi disposer de deux caisses dans votre point de vente ou utiliser simultanément le logiciel en magasin pour l’encaissement et au bureau pour la gestion des stocks. Assurez-vous toutefois de la réelle fluidité de cette simultanéité.
Du logiciel de caisse au logiciel de gestion
Certaines solutions proposent de gérer la caisse mais aussi le stock, les relations avec les fournisseurs ou encore les contacts clients. Ce type de logiciel peut être intéressant si vous ne disposez pas d’outil pour gérer votre production.
Même si vos besoins sont simples, ne vous orientez pas directement vers des logiciels basiques. Prenez le temps d’étudier l’adéquation entre les caractéristiques de votre activité et les solutions proposées sur le marché.
Avant de se lancer
Choisir une solution connue
Assurez-vous que la solution choisie est utilisée par de nombreux commerçants dans votre domaine d’activité. Les logiciels existant depuis longtemps ont généralement été améliorés au fil des années pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier.
Dans la même optique, intéressez-vous plutôt aux éditeurs spécialisés dans les logiciels métiers conçus pour les commerçants.
Calculer le coût global
Avant de vous engager, calculez le coût global de la solution (acquisition du logiciel, maintenance, mise à jour, assistance téléphonique…) et ce, sur plusieurs années.
Vous aurez ainsi une meilleure idée du budget nécessaire.
Comparer les solutions sur des fonctions importantes
Pour faire votre choix parmi toutes les offres, listez les fonctionnalités qui sont pour vous très importantes : gestion multi-magasin, mise en attente d’un client…
Les pièges à éviter
Privilégiez les fonctions sur l’ergonomie
N’oubliez pas que vous devrez vous servir de votre caisse quotidiennement. Ne négligez donc pas l’ergonomie du logiciel. Même si les écrans tactiles facilitent l’encaissement, les manipulations doivent rester intuitives pour éviter l’attente des clients en caisse.
Ne pas se former
La formation est impérative pour faciliter l’intégration de l’outil dans l’entreprise. Même si elle a un coût, il est vivement recommandé d’y recourir afin d’exploiter au mieux les fonctionnalités de votre logiciel de caisse.
