Assurer le suivi de ses chantiers

Que vous gériez un ou plusieurs chantiers, la rentabilité est sans doute au cœur de vos préoccupations. Si le coût du matériel, de la main d’œuvre, des frais généraux et des autres dépenses excèdent un certain montant, votre marge brute sera moins importante que prévue. Si vous ne gérez pas du tout vos dépenses, vous pouvez même perdre de l’argent en réalisant un chantier.
Les logiciels de BTP proposent de nombreuses fonctionnalités permettant de garder la maîtrise des chantiers.

A quoi ça sert ?

• Réaliser un devis en rapport avec le coût du chantier
  Les logiciels dédiés au BTP facilitent l’étude de prix. Vous pouvez calculer le prix de revient d’un chantier au plus juste et ainsi fixer le prix de vente.
• Maîtriser les dépenses durant le chantier
  Le « suivi de chantier » consiste à garder le contrôle des dépenses tout au long du chantier. Vous pouvez ainsi prendre des mesures avant que votre marge brute ne soit entamée.
• Suivre les achats
  Gardez toujours un œil sur les commandes effectuées auprès de vos fournisseurs et sur l’évolution du prix du matériel entre la réception du devis client et l’achat de matériel.

Comment faire ?

Elaboration de la feuille de vente

Les logiciels de BTP permettent de réaliser une feuille de vente plus ou moins élaborée selon les solutions. En parallèle de votre devis, vous pouvez ainsi générer un document interactif récapitulant pour chaque chantier les différentes charges : main d’œuvre, matériaux, locations, sous-traitance…
Vous pouvez appliquer un coefficient de marge brut global ou spécifique à chaque poste de charges.
Toute modification d’un montant entraîne une mise à jour automatique du prix de vente. Vous pouvez ainsi moduler les paramètres afin d’obtenir un prix de vente satisfaisant.

Tableau de bord

Ce type de fonctionnalité permet de faire un bilan ou un état lorsque vous gérez plusieurs chantiers en même temps.
Il s’agit de suivre l’état des commandes en attente, les réservations, le suivi détaillé des achats ou encore les dépenses en main d’œuvre sur une période donnée.

Calcul de la rentabilité

La rentabilité se mesure en comparant les dépenses prévisionnelles et celles réalisées. Le résultat est exprimé en quantité ou en pourcentage.
Le suivi de chantier est donc la comparaison :

• du nombre d’heures budgétées et de celles réalisées en atelier et sur chantier
• du coût budgété des matériaux et du montant facturé par les fournisseurs
• des offres et des factures des sous-traitants
• de l’amortissement et des consommations du matériel par rapport au tarif de l’entreprise ou de l’entreprise de location

Exemple de suivi de chantier réalisé sur un logiciel

Source : Aton-progiciels.fr

Avant de se lancer

Choisir une solution connue

Assurez-vous que la solution choisie est aussi utilisée par des entreprises de votre domaine d’activité. Les logiciels existant depuis longtemps ont généralement été améliorés au fil des années pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier.
Dans la même optique, intéressez-vous plutôt aux éditeurs de logiciels spécialisés dans les logiciels métiers conçus pour le BTP.

Calculer le coût global

Avant de vous engager, calculez le coût global de la solution (acquisition du logiciel, maintenance, mise à jour, assistance téléphonique…) et ce, sur plusieurs années.
Vous aurez ainsi une meilleure idée du budget nécessaire.

Comparer les solutions sur des critères objectifs
Pour parvenir à identifier la solution la plus adaptée à vos besoins, faites préalablement une liste des fonctions et critères (prix, compatibilité…) importants pour votre entreprise. Pour chaque fonction, évaluez dans quelle mesure une offre répond à votre besoin (++, +, -, –).

Les pièges à éviter

Oublier de saisir les données

Soyez rigoureux dans la saisie des données relatives à vos chantiers : pointages, entrée de marchandises, aléas… Le suivi de chantier tenant lieu de tableau de bord, sans information à jour, le logiciel n’a plus aucun intérêt.
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à cette tâche.

Penser que l’outil va régler les problèmes d’organisation

Si les pointages n’ont pas été organisés en amont, n’espérez pas que le logiciel de suivi de chantier solutionne les problèmes. Il va au contraire les amplifier.