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Gérer ses contacts clients et fournisseurs

La constitution d’un fichier clients ou d’un fichier fournisseurs commence par la compilation de leurs coordonnées. Cette base peut ensuite être enrichie par le suivi des échanges : types et montants des commandes, chiffre d’affaires généré, coûts des approvisionnements…

A quoi ça sert ?

Améliorer l’accès à l’information

La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papiers. Il sera facile de retrouver l’historique des échanges avec un partenaire en effectuant une recherche par entreprise, par date, par type de contact (mail, téléphone, RDV…).

Sécuriser les données

Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.

Exploiter l’information

L’agrégation des informations sur les clients et les fournisseurs permettra d’avoir des statistiques susceptibles d’améliorer sa gestion commerciale (en déterminant par exemple le profil de ses meilleurs clients).

Comment faire ?

La messagerie électronique

Les messageries électroniques (emails) permettent de stocker les coordonnées de ses partenaires : adresses postales, numéros de téléphone, notes. Ces informations sont accessibles via tout ordinateur ou téléphone connecté à Internet. Elles peuvent par ailleurs être partagées avec d’autres personnes.

Le tableur

Les logiciels permettant de créer des tableaux, aussi appelés « tableurs », facilitent le tri des informations car chaque colonne correspond à un critère. Vous pouvez donc créer et personnaliser ces critères de description à l’infini.
Les données peuvent également être traduites en statistiques de suivi grâce à de nombreuses formules de calcul.

Le logiciel de gestion commerciale

Il existe de très nombreux logiciels de gestion commerciale, gratuits ou payants, généralistes ou spécialisés dans un métier. Au-delà des contacts, ces logiciels gèrent également les devis, les ventes, les achats ou encore les stocks.
Ils proposent une meilleure lisibilité des informations qu’un tableur.

Les progiciels

Un progiciel est un logiciel comportant de très nombreuses fonctionnalités et gérant souvent plusieurs fonctions de l’entreprise. Les CRM (gestion de la relation client) et les ERP (progiciel de gestion intégré) sont deux types de progiciels qui permettent de gérer ses contacts mais aussi de nombreuses autres fonctions de l’entreprise. Une CRM permet par exemple de faciliter la gestion d’une équipe commerciale, le suivi des actions marketing et la gestion du service après-vente.
Ces « super logiciels », notamment les ERP, sont assez coûteux et longs à installer. Ils sont rarement adaptés aux besoins des TPE.

Avant de se lancer

Définir ce que l’on veut faire

Souhaitez-vous simplement informatiser votre fichier de contacts ou en faire un support pour lancer des actions commerciales et optimiser vos achats ? Quel budget pouvez-vous dédier à ce projet ?
Il faut définir précisément vos attentes et les hiérarchiser.

Se former

Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Un des travers classique de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un outil.

Préparer son entreprise

Dans une petite structure, c’est souvent l’outil qui impose l’organisation et non l’inverse. Il est donc important de préparer le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne est nécessaire afin d’avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle.

Les pièges à éviter

Penser que l’outil fera tout

Par manque de préparation en amont et suite à une mauvaise définition de vos besoins, le choix d’une solution peut s’avérer décevant. Il peut exister un décalage important entre vos attentes et les fonctions proposées par la solution. Pour pouvoir exploiter les données, il faut les saisir (et ceci régulièrement) pour que le logiciel ne perde pas tout son intérêt. Ne sous-estimez pas le temps consacré à la saisie de données.

Trouver la solution miracle gratuitement

Dans la mesure du possible, il est recommandé de prendre une solution reconnue afin de sécuriser son investissement. D’autant que les solutions bon marché sont souvent limitées.