Suivre ses devis, ses acomptes et ses factures

En matière de devis et de facturation, les métiers du BTP ont des besoins similaires aux autres professions. Néanmoins, certaines spécificités telles que l’étude de prix ou la gestion des acomptes méritent de s’intéresser aux logiciels de devis et facturation dédiés au BTP.

A quoi ça sert ?

Organiser la gestion du suivi client

Le logiciel permet de gérer par client les devis réalisés, les suites données et l’historique des factures.
Vous pouvez retrouver rapidement les coordonnées d’un client et avoir un aperçu des prospects à relancer.

Gérer les échéances

Un module permet de suivre les règlements totaux et partiels. Vous pouvez éditer la liste des factures en attente de règlement et connaître le montant global des recettes à venir.

Gestion multi TVA

Les logiciels dédiés au BTP permettent d’éditer des factures et des devis en prenant en compte différents taux de TVA (par exemple pour le neuf ou la rénovation), et ce au sein d’un même document.

Comment faire ?

Base de données clients

Le logiciel permet de gérer une vraie base de données clients où vous pouvez consigner des informations:

• Commerciales : coordonnées (entreprise, chantier…), taux de remise, état du compte…
• Sur l’état des devis : en étude, en attente de réponse du client, accepté, refusé
• Sur les commandes et délais annoncés
• Sur les historiques de facturation

Devis et étude de prix

Pour vous accompagner dans la réalisation du devis, le logiciel intègre le calcul des métrés et l’importation de bibliothèque de prix et de catalogues fournisseurs (Voir la fiche dédiée pour en savoir plus sur les bibliothèques). Vous réaliserez des devis plus rapidement et en évitant les erreurs de calculs.
Vous pourrez également faire du suivi de chantier en visualisant les déboursés et être alerté s’ils sont supérieurs au prix de vente. Votre marge brute sera ainsi mieux maîtrisée dès l’amont du chantier.

Facturation

Le logiciel permet de suivre les acomptes, paiements directs, retenues de garantie, forfaits, remises ou majorations.
Vous pouvez savoir quand et combien facturer selon l’avancement du chantier même si celui-ci se déroule sur plusieurs mois. La relance des factures non réglées est également mieux maîtrisée grâce à un dispositif de suivi et d’alerte.

Avant de se lancer

Choisir une solution connue

Assurez-vous que la solution choisie est utilisée par des entreprises de votre secteur d’activité. Les logiciels existants depuis longtemps ont généralement été améliorés au fil des années pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier.

Calculer le coût global

Avant de vous engager, calculez le coût global de la solution (acquisition du logiciel, maintenance, mise à jour, assistance téléphonique…) et ce, sur plusieurs années.
Vous aurez ainsi une meilleure idée de votre budget annuel.

Définir ce que l’on veut faire

Souhaitez-vous simplifier la réalisation de vos devis et factures ou avez-vous aussi besoin de gérer vos contacts ou votre gestion ? Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à ce projet ?
Il faut définir précisément vos attentes et contraintes et les hiérarchiser.

Les pièges à éviter

Oublier de saisir les données

Soyez rigoureux dans la saisie des données relatives à vos clients : réponse d’un prospect sur un devis, exactitude des métrés… Et ne sous-estimez pas le temps nécessaire à cette tâche.

Aller au moins cher

Attention aux produits gratuits. Leurs éditeurs n’ont aucune obligation de continuer à mettre à jour leurs logiciels. Si vous ne pouvez pas transférer les données sur du matériel neuf, les conséquences pourraient vous coûter plus cher que l’achat d’un logiciel payant.

Penser que l’outil fera tout

Attention aux décalages entre vos attentes et les fonctionnalités de la solution choisie. Listez vos besoins avant de faire un choix et vérifiez comment l’outil peut y répondre.