Gérer un atelier mécanique ou une carrosserie

La gestion d’une carrosserie ou d’un garage nécessite des fonctions particulières qui ne sont pas toujours intégrées dans des logiciels classiques : identification des véhicules, tenue d’un planning, comptabilisation du temps passé sur le véhicule, création d’ordres de réparation….
C’est pourquoi les solutions dédiées au secteur de la réparation auto/moto proposent une organisation et des fonctionnalités spécifiques.

A quoi ça sert ?

Organiser la gestion du suivi client

Le logiciel permet de gérer, par client ou par véhicule, les devis réalisés, les suites données et l’historique des opérations effectuées.

Suivre l’activité de l’entreprise

Un tableau de bord de l’activité permet de suivre les ordres de réparation par atelier, de vérifier que le temps de main d’œuvre n’a pas été sous-estimé ou encore de contrôler le stock du garage.

Intégrer des bases de données de pièces

Les logiciels destinés aux ateliers mécaniques et aux carrosseries permettent d’importer les catalogues des fournisseurs et constructeurs automobiles. La création des devis et le suivi des achats s’en trouvent ainsi facilités.

Comment faire ?

Fichier clients

Dans ces logiciels, le fichier clients comporte une double entrée : par client et par véhicule (plaque d’immatriculation). Le fichier « véhicules » recense à la fois des données d’identification (informations de la carte grise, contrôle technique…) et un historique des réparations.
Certaines solutions proposent de générer des alertes en fonction du kilométrage annuel moyen ou de l’ancienneté du véhicule. Vous pouvez ainsi démarcher vos clients en amont de leurs besoins : vidange, remplacement des pneus, entretien de la climatisation.

Documents de vente

Ces logiciels vous permettent de générer des estimations de travaux, des devis, des ordres de réparation ou encore des factures.
Afin de gagner du temps sur l’élaboration de ces documents, vous pouvez paramétrer des forfaits génériques par marque, par modèle ou par type de véhicule. Le forfait « courroie de distribution », par exemple, fait apparaître sur votre document les pièces et la main d’œuvre nécessaires.
Cette base pourra être modifiée si le prix de vente ne vous convient pas : augmentation de votre marge, ajout d’une remise…

Achats et stocks

La plupart des solutions permettent d’importer le catalogue de pièces des constructeurs et fournisseurs automobiles ainsi que les temps barémés. Ces bases de données sont généralement disponibles via un abonnement annuel.
Les pièces peuvent être commandées manuellement ou automatiquement si vous avez des besoins récurrents ou si vous définissez des stocks minimums pour certaines pièces.
Enfin, si vous importez plusieurs catalogues, certaines solutions gèrent les équivalences de pièces.

Gestion de ressources

Une gestion (manuelle ou via une pointeuse) des heures des compagnons permettra de contrôler que les temps passés n’excèdent pas les temps facturés au client.
Des plannings peuvent être créés en fonction des disponibilités de votre personnel.

Avant de se lancer

Se renseigner sur les interfaçages possibles

Vérifiez les conditions et le coût d’interfaçage des catalogues de chiffrage mécanique et carrosserie dont vous avez besoin avec les différents logiciels que vous prospectez.

Choisir une solution connue

Préférez les solutions plébiscitées par de nombreux garagistes ou carrossiers. Les logiciels les plus répandus bénéficient généralement de mises à jour régulières pour s’adapter au mieux aux évolutions des besoins de chaque métier.

Calculer le coût global

Avant de vous engager, calculez le coût global de la solution (acquisition du logiciel, maintenance, mise à jour, assistance téléphonique…) et ce, sur 5 et 10 ans.
Vous évaluerez ainsi le budget nécessaire.

Les pièges à éviter

Aller au moins cher

Attention aux produits gratuits ! Leurs éditeurs n’ont aucune obligation de continuer à mettre à jour leurs logiciels. Si vous ne pouvez pas transférer les données sur du matériel neuf car votre logiciel est incompatible, les conséquences pourraient vous coûter plus cher que l’achat d’un logiciel payant.

Négliger l’ergonomie

Attention aux usines à gaz ! L’ergonomie du logiciel doit être adaptée aux utilisateurs sans quoi vous risquez des erreurs de saisie voire une résistance de vos collaborateurs à utiliser correctement l’outil. Ne surestimez pas non plus vos besoins.