Gérer ses réservations
Point stratégique d’un restaurant, d’un camping ou d’un établissement hôtelier, gérer ses réservations peut difficilement se faire sans un outil informatisé.
Grâce à des logiciels spécialisés, créer et gérer les plannings devient plus rapide et gagne en fiabilité.
Gestion du planning
Les logiciels de réservation touristique peuvent gérer plusieurs plannings (hébergements, salles de séminaire, parking…). Des codes couleur sont généralement utilisés pour distinguer :
- les confirmations
- les réservations en ligne
- les arrivées
- les versements d’arrhes
- les facturations
- ou encore les indisponibilités (pour travaux par exemple).
Vous pouvez visualiser rapidement les hébergements disponibles selon les critères d’un client :
- nombre d’occupants,
- type d’hébergement,
- période souhaitée,
- caractéristiques particulières (vue sur la mer, non-fumeur, animaux acceptés…).
Le logiciel calcule ensuite automatiquement le prix en tenant compte des tarifs que vous aurez préalablement paramétrés :
- des prix en fonction de la période (basse ou haute saison),
- des forfaits (par exemple un forfait tente et véhicule pour les campings)
- et des tarifs spéciaux (prix plus élevés certains jours de l’année, promotions).
Par la suite vous pourrez actualiser le planning lorsque vous recevrez un acompte ou une annulation
Réservations en ligne
Certains logiciels de réservation comportent un module de réservation en ligne intégrable sur votre site Internet. Les clients ont ainsi accès en temps réel aux disponibilités de vos hébergements et aux tarifs correspondants. S’ils posent une option, selon les solutions, vous recevez une alerte ou bien l’hébergement sera provisoirement bloqué sur votre planning. Vous êtes alors libre d’accepter ou de refuser la demande.
Si une partie de votre clientèle est étrangère, certaines solutions de réservation en ligne sont traduites en plusieurs langues et proposent même une conversion des tarifs dans plusieurs devises.
Par ailleurs, il est possible d’intégrer une solution de réservation en ligne indépendante à un site Internet, mais toutes ne sont pas interfaçables avec les logiciels de réservations classiques. La gestion de deux plannings de réservation n’est pas sans risque (surbooking, frustration des clients).
Réservations via des tiers
Selon les solutions, vous pourrez ouvrir la réservation de vos hébergements à des tours opérateurs, des centrales de réservations ou à des agences de voyages. De la même manière que la réservation en ligne, vous pouvez être alerté d’une nouvelle demande ou recevoir directement sur votre planning une réservation à confirmer.
Le logiciel est capable de faire la part entre ce qui doit être facturé au client final et la commission de l’intermédiaire.
En outre, vous pouvez restreindre les possibilités de réservation de ces tiers par période, par type d’hébergement ou par taux de commission.
Témoignage
Sylvie Labriet, responsable de la maison d’hôtes La petite cour verte, nous parle des systèmes de réservation en ligne qu’elle utilise dans le cadre du programme Atouts Numériques.
