Interview | MégaCréa : comment s’organiser pour bien gérer les pics d’activité e-commerce

Pour échanger autour des enjeux des pics d’activité dans le e-commerce, l’ENE est parti rencontrer Anne-Laure Mattera, co-dirigeante du site de vente en ligne autour des loisirs créatifs MégaCréa.

Quelles sont vos périodes clés au cours de l’année ?

En matière de promotion, il s’agit des deux vagues de soldes de juillet et de janvier. Coté pic d’activité, le plus fort, pour lequel nous avons appris à nous préparer, est celui des fêtes de fin d’année, particulièrement du 15 novembre au 15 décembre.

Cela demande-t-il une préparation particulière ?

Une préparation de dingue ! Nous prêtons une attention particulière au lancement de nouveaux projets (changement de locaux, évolution de notre logistique…) de manière à pouvoir être disponibles lors des pics d’activité. En général, nous initions nos projets en septembre, de manière à ce qu’ils démarrent vraiment en janvier, et soient terminés d’ici juin.
Cette organisation nous permet de libérer du temps en période de rentrée pour préparer le pic de fin d’année.

Qu’est-ce que cela implique pour votre logistique ?

Pour suivre le pic, nous nous préparons largement en amont ! Pour la logistique de Noël, nous avons travaillé depuis juin lors de périodes plus calmes, car toute optimisation génère des problématiques informatiques et des effets de bord. Nous pouvons ainsi être prêts à 100% et opérationnels en octobre.

Cette année, nous avons revu notre processus de traitement des étiquettes sur les colis. Grâce au travail réalisé, nous avons gagné du temps et réduit le nombre d’erreurs d’affectation de colis.

Est-ce que vous préparez un plan de communication spécifique ?

Chaque année, nous menons une réflexion sur nos cibles et préparons un plan thématique pour les réseaux sociaux et les mailings. A l’approche des fêtes, nous avons un rythme plus soutenu de publications et d’envois. Idéalement, nous programmons les publications sur les réseaux sociaux pour ne pas perdre du temps à prendre en charge les publications au jour le jour.

Est-ce que vous avez des actions particulières sur votre site web ?

Nous créons une sélection personnalisée de produits, mis en avant au sein des bannières et d’un onglet dédié.

Depuis 3 ans, nous utilisons un calendrier de l’avent durant le mois de décembre. Nous l’avons complètement personnalisé et il compte cette année plusieurs milliers de participants quotidiens.

Chaque première connexion quotidienne d’un utilisateur identifié lui donne l’opportunité d’interagir avec le calendrier

Il y a également des incidences techniques. Au mois de septembre, nous réalisons une analyse complète des performances du site. En fonction des résultats, nous prenons des mesures d’optimisation. Cette année, nous avons redimensionné notre hébergement.

Comment gérez-vous la charge de travail supplémentaire ?

Nous avons parfois fait appel à des extras. Mais le temps de formation nécessaire peut rendre difficile l’intégration d’une ressource pour une courte période.

Maintenant que notre équipe de 4 personnes est solide, nous augmentons temporairement la charge de travail durant ces périodes.