Prendre des commandes à distance avec un formulaire en ligne
Pour faire face à l’accroissement de la demande de livraison ou de drive, l’ENE vous propose une solution temporaire, simple à mettre en oeuvre.
Pour mettre en place un système de traitement de commandes à distance, deux outils vont intervenir : un système de formulaire en ligne et un tableur en ligne. Celui-ci répond à un besoin simple : le client doit pouvoir commander en ligne et le vendeur avoir un suivi de l’état des commandes.
Le fonctionnement recommandé est le suivant :
- Le vendeur transmet un document qui liste les produits et le lien du formulaire à l’acheteur,
- L’acheteur réalise sa commande en complétant le formulaire,
- Le vendeur confirme via messagerie ou téléphone la commande, son montant et ses modalités de livraison et de paiement,
- Le suivi de commande est effectué dans le tableur jusqu’à l’étape de livraison.
Les exemples ci-dessous sont réalisés avec Google Sheet et Google Form qui proposent ces fonctionnalités et sont accessibles gratuitement. Il est tout à fait possible de réaliser un système similaire à l’aide d’outils d’autres éditeurs ou de solutions libres.
Mettre en place un formulaire de commande
Le formulaire doit être adapté aux besoin de votre activité et demander les informations essentielles à la commande. Dans cet exemple, nous proposons les champs suivants :
- Prénom et nom pour identifier l’acheteur.
- Mail et téléphone pour confirmer la commande et contacter l’acheteur.
- Un champ libre pour le contenu de la commande.
- Si la commande est en livraison : l’adresse complète.
Vous pouvez consulter notre formulaire à titre d’exemple qui reprend ces différentes informations. Veillez à ce que le formulaire puisse être transmis via un simple lien à vos clients.
Relier le formulaire à un tableau de suivi
Pour faciliter le suivi des commandes, votre formulaire peut être lié à une feuille de calcul. Chaque nouvelle réponse viendra ajouter une ligne à votre document avec les différentes information saisies.
Vous pouvez consulter et copier notre exemple pour vous aider dans la construction de votre tableau. En ajoutant un champ « état de la commande« , il permet d’organiser le travail de réception et de préparation des commandes.
Plusieurs état de commande sont proposés : reçue / validée par téléphone / en préparation / livrée. Ils doivent être adaptés au circuit de réception, validation et livraison des commandes lié à votre activité.
Ce formulaire vous permettra de gérer vos commandes.
Si vous souhaitez aussi faciliter les paiements de vos clients, n’hésitez pas à consulter l’article « Les solutions de paiement en situation de mobilité« .
